Freelances : utiliser l'IA pour vos relances et factures sans oublier la facture électronique

En une phrase : Un assistant d'IA peut vous aider à écrire une relance ou à décrire une prestation, mais une facture produite en PDF par un chatbot n'est pas une facture électronique : à partir du 1er septembre 2027, les micro-entreprises devront émettre leurs factures entre professionnels par une plateforme agréée.

Ce guide s'adresse aux travailleurs indépendants, micro-entrepreneurs et petites sociétés de conseil. La rédaction n'a testé aucun outil : le guide reprend les réponses publiées par l'administration fiscale sur impots.gouv.fr et les recommandations de France Num et de la CNIL sur l'IA générative, puis propose une manière de les combiner. Les autres guides métier sont dans Outillés, et ceux destinés aux indépendants dans Outillés Freelances.

Ce que dit l'administration sur la facture électronique

Le calendrier figure dans la réponse « À partir de quand suis-je concerné par la réforme de la facturation électronique ? ». Depuis le 1er septembre 2026, « toutes les entreprises quelle que soit leur taille » doivent recevoir leurs factures sous forme électronique, dès lors que leur fournisseur a l'obligation de les émettre sous ce format. L'émission des factures électroniques et la transmission des données à l'administration deviendront obligatoires « pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les micro-entreprises » à compter du 1er septembre 2027.

Les micro-entrepreneurs ne sont pas dispensés. À la question « Franchisé en base, micro-entrepreneur ou auto-entrepreneur, suis-je concerné ? », mise à jour le 28 septembre 2026, l'administration répond : « Oui, vous êtes concerné. » Toute personne qui réalise une activité économique indépendante à titre habituel est dans le champ de la réforme, « au moins en réception ». La réforme vise tous les assujettis à la TVA, « qu'ils soient redevables ou non de la TVA », donc aussi les entreprises en franchise en base. La page renvoie vers un test en ligne pour connaître ses propres obligations.

Le format compte. Selon la réponse « Est-ce qu'une facture envoyée par mail est une facture électronique ? », la réponse est non : l'article 289 bis du code général des impôts définit la facture électronique comme une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, qui comporte un socle minimum de données structurées et qui est adressée au client par une plateforme agréée. L'administration précise que « la facture de type image PDF (facture numérisée ou PDF générée à partir d'un outil bureautique) envoyée par mail n'est pas une facture électronique ». Les factures adressées à des clients professionnels passeront obligatoirement par une plateforme agréée, et vous n'adresserez plus directement ces factures à vos clients.

Ce que disent France Num et la CNIL sur l'IA générative

France Num, le service numérique de la Direction générale des Entreprises, consacre une fiche aux précautions d'usage, mise à jour le 15 septembre 2026. Elle rappelle que, dans les outils en ligne grand public, ce que vous entrez dans vos requêtes « pourra être utilisé comme données d'entraînement pour l'IA ». D'où la consigne : « N'introduisez pas de données confidentielles, personnelles ou stratégiques. » La fiche ajoute que « la décision finale reste humaine » et qu'en utilisant un outil d'IA avec des données personnelles, vous devenez « Responsable de Traitement » au sens du RGPD.

La CNIL, dans ses questions-réponses sur l'IA générative du 18 juillet 2024, admet l'usage d'un service grand public pour des usages non confidentiels, à condition d'utiliser des adresses électroniques professionnelles dédiées, d'« éviter la création de compte avec des adresses électroniques personnelles » et, le cas échéant, de désactiver la réutilisation des données d'usage par le fournisseur. Elle conseille aussi de « ne jamais reproduire telles quelles les sorties de ces systèmes ». Un modèle de langage peut en effet produire des informations fausses mais plausibles, les hallucinations : une date d'échéance ou un montant doivent toujours être vérifiés.

Le guide pas à pas

1. Vérifiez votre situation. Faites le test en ligne signalé par impots.gouv.fr pour savoir à quelles obligations vous êtes soumis, et vérifiez que vous pouvez déjà recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.

2. Séparez rédaction et facturation. L'assistant d'IA sert à écrire : descriptif clair d'une prestation, relance courtoise, proposition commerciale. La facture elle-même sort de votre outil de facturation, qui doit, pour l'émission obligatoire, passer par une plateforme agréée. L'administration publie la liste des plateformes agréées sur sa page « Je passe à la facturation électronique ».

3. Paramétrez l'assistant. Ouvrez un compte avec une adresse professionnelle et désactivez la réutilisation de vos conversations quand l'option existe, comme le recommande la CNIL.

4. Rédigez sans données confidentielles. Remplacez le nom du client, les montants et les conditions contractuelles par des repères entre crochets. Vous complétez ensuite le texte dans votre messagerie ou votre logiciel.

5. Relisez avant d'envoyer. Une relance mal datée ou un montant faux engagent votre relation commerciale, pas l'outil.

Trois modèles de prompts à adapter

Pour la méthode générale, voir l'entrée prompt du glossaire.

Modèle de prompt à adapter, non testé par Le Latent, pour une première relance amiable :

Rédige un courriel de relance courtois et bref pour une facture impayée.
Contexte : je suis [métier] indépendant ; la facture n° [NUMÉRO] du [DATE] porte sur [nature de la prestation] ; l'échéance était le [DATE D'ÉCHÉANCE].
Ton : cordial et professionnel, sans reproche. Propose au client de me signaler un éventuel problème de réception.
Ne mentionne aucun montant, aucune pénalité ni aucune règle juridique : je les ajouterai moi-même si nécessaire.
Laisse les éléments entre crochets tels quels.

Modèle de prompt à adapter, non testé par Le Latent, pour le descriptif d'une prestation :

Reformule cette description de prestation pour qu'elle soit claire et précise sur une facture : [description brute de la mission, sans nom de client].
Contraintes : trois lignes au plus, vocabulaire concret, période de réalisation [DATES], livrables [liste].
N'ajoute aucune tâche que je n'ai pas citée.

Modèle de prompt à adapter, non testé par Le Latent, pour structurer une proposition commerciale :

Tu es consultant indépendant en [domaine]. Propose le plan d'une proposition commerciale pour la mission suivante : [besoin du client, décrit sans élément confidentiel].
Rubriques attendues : compréhension du besoin, démarche proposée, étapes et calendrier, livrables, conditions [à compléter par moi], prochaines étapes.
Pour chaque rubrique, indique les informations que je dois fournir moi-même. N'invente ni référence client, ni chiffre, ni prix.

Ce que ce guide ne couvre pas

Les mentions obligatoires des factures, précisées « notamment à l'article 242 nonies A de l'annexe II au CGI » selon le guide pratique de démarrage de la DGFiP, ne sont pas détaillées ici, pas plus que les règles sur les pénalités de retard : vérifiez-les avec votre expert-comptable ou dans votre logiciel de facturation. La transmission de données à l'administration (e-reporting) relève aussi de la réforme ; elle est décrite sur impots.gouv.fr.

Dans la même rubrique : Préparer un devis avec l'IA : les conseils de France Num et les mentions obligatoires à vérifier et Trier des candidatures avec l'IA : ce qu'imposent la CNIL et l'AI Act aux recruteurs.